Van bestand naar systeem

Zo ziet het eruit als jouw bestand een systeem wordt.

Uren erin, facturen eruit

Een urenblad waar per dag een regel bij komt: datum, klant, uren, tarief. De bedragen zijn formules, en die breken. Wat het wordt: hetzelfde overzicht, met een totaal dat klopt, een status per regel en een pdf per factuur.

Hetzelfde werk als facturatiescherm: de totalen bovenaan, per regel een status als verstuurd, betaald of concept, en een knop om de factuur te versturen of als pdf te bewaren.

Het urenblad in Excel: per regel datum, klant, uren, tarief en bedrag, twee cellen die #VERW! geven, en een kolom met links naar losse pdf's in Google Drive.

Verlof en verzuim uit het gedeelde bestand

Wie wanneer vrij is, hoeveel uur er nog staat en wie zich ziek meldde: dat stond in een bestand dat iedereen openhad en één iemand bijhield. Wat het wordt: het saldo per medewerker met de datum waarop het vervalt, de aanvragen die op jouw akkoord wachten, en wie er vandaag niet is.

Mijn verlof: het eigen saldo, en daaronder de eigen aanvragen met periode, soort, uren en status.

Aanvragen: een inbox met de openstaande aanvraag links, en rechts ruimte voor het saldo, de dagen en de collega's in dezelfde periode.

Agenda: een maand per keer, met bovenaan het aantal medewerkers, de goedgekeurde dagen verlof en de ziektedagen, en daaronder per medewerker een rij en per dag een vakje, waarin verlof, ziekte, weekend en feestdagen elk hun eigen kleur hebben.

Verzuim: het lopende verzuim met de eerste ziektedag, het percentage arbeidsongeschiktheid, de duur en de datum van herstel.

Medewerkers: naam, rol, domein, uren per week en in dienst sinds, met per persoon of de Microsoft 365-koppeling al gebruikt is.

Beheer: de verlofsoorten met hun code, of ze van het saldo af gaan, of goedkeuring vereist is en welke kleur ze in de agenda krijgen.

Offertes op maat uit vaste blokken

Elke klant zijn eigen offerte, zonder hem opnieuw te maken: je stelt hem samen uit blokken die je één keer schrijft, en past aan wat bij deze klant anders is. Hetzelfde voor je presentaties, met je eigen beelden en logo's ernaast. En na het versturen zie je de status: of hij open is geweest, en hoelang de klant in welk onderdeel heeft gelezen.

Offertes: negen offertes op een rij met de klant, de waarde, de status van concept tot geaccepteerd of verlopen, en per offerte hoelang en hoe vaak de klant hem heeft opengehad.

Presentaties: dezelfde rij, maar voor presentaties, met per stuk de klant, de status en het leesgedrag.

Bibliotheek: de vaste stukken die in elke offerte terugkomen, zoals de leveringsvoorwaarden en het implementatieplan, met per pagina of hij zichtbaar is en hoe vaak hij geopend is.

Team: wie er in mag, met zijn rol, wanneer hij is toegevoegd en wanneer hij laatst actief was, en ernaast het formulier om iemand uit te nodigen.

Eén offerte bewerken: links de blokken waaruit hij bestaat, van introductie tot ondertekening, en rechts per blok hoelang de klant erin gelezen heeft plus wanneer hij hem opende.

Wat de klant ziet: de offerte als webpagina met tabbladen voor voorstel, investering, voorwaarden en akkoord, en de regels opgeteld naar een totaal voor het eerste jaar.

Herken je je eigen bestand hierin?

Het jouwe is vast net wat anders. Dat is precies het punt.

Plan 15 minuten